Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S04 - Pengendalian Pengurusan Kenderaan

   
Pindaan : 2
Tarikh Kuatkuasa : 01-11-2013
Objektif Prosedur :

Prosedur ini adalah untuk menggariskan langkah-langkah bagi memastikan kenderaan dalam keadaan baik, berfungsi dan selamat digunakan supaya tidak menjejaskan pelancaran perjalanan

Skop :

Prosedur ini digunapakai untuk semua kenderaan dalam organisasi Bahagian Kesihatan Pergigian Jabatan Kesihatan WPKL dan Putrajaya

SINGKATAN / DEFINISI

 

1 TPK(G) Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian)
2 WP Wakil Pengurusan
PPYM Pegawai Pergigian Yang Menjaga
4 KU Ketua Unit
5 PT N22 Pembantu Tadbir Kanan
6 Pemandu Pemandu Kenderaan Bermotor
7 Pegawai Kenderaan Pegawai yang dilantik oleh TPK(G) ke atas pengurusan kenderaan-kenderaan Bahagian Kesihatan Pergigian, JKWPKL dan Putrajaya (Peringkat Negeri / Pejabat / Klinik)
Kad Inden

Kad yang digunkan untuk pembelian bahan api terdiri daripada:

i.  Kad Pemandu

ii. Kad Kenderaan

Penyelenggaraan

Penyelengaraan Kenderaan yang berjadual (Periodic Preventive Maintenance)

10  Kad Elektronik

Kad yang ada magnet digunakan untuk membuat bayaran tol tanpa dikeluarkan resit

11  PT(Kew)

Pembantu Tadbir Kewangan yang dilantik bagi mengesahkan penyata pembelian minyak Petrol

 

SASARAN

 

CARTA ALIRAN KERJA

 

 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

    A. PROSEDUR PENERIMAAN KENDERAAN
 
 TPK(G) 1.0 Lantik pegawai kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali dan menyelenggara kenderaan tersebut.
 
 PT N22  2.0

Terima kenderaan baru. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 10: Urusan Kewangan yang telah diluluskan seperti spesifikasi yang telah ditetapkan oleh PUSPAKOM.

 
   3.0 Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut:
  • Pesanan Kerajaan/invois/nota penerimaan
  • kad pendaftaran pemilik kenderaan (salianan asal)
  • salinan cukai jalan
   4.0 Pastikan kenderaan kerajaan dicat dengan nama pejabat / klinik pergigian yang berkenaan.
 
   5.0 Buat permohonan untuk kad kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Permohonan Kad Inden) dari syarikat pembekal minyak Petrol yang telah mempunyai perjanjian kontrak dengan kerajaan.

 

 Pegawai Kenderaan Peringkat Negeri  6.0

Serahkan kenderaan, dua set kunci pendua dan kad kenderaan ke pejabat / klinik beserta dengan salinan dokumen yang terdapat di dalam fail khas di pejabat TPK(G).

 
 PT N22  7.0

Simpan satu set kunci kenderaan di pejabat TPK(G).

 
    B. PENERIMAAN KENDERAAN BARU DI KLINIK/PEJABAT
 
 TPK(G)/PPD/PPYM 8.0 Lantik pegawai kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali dan menyelenggara kenderaan tersebut jika perlu di peringkat klinik.
 
 Pegawai Kenderaan / PT N22 9.0 Terima kenderaan baru dan kad kenderaan.
 
  10.0 Pastikan kunci pendua diterima beserta dengan salinan pesanan kerajaan/invois/nota penerimaan, kad pendaftaran pemilik kenderaan dan cukai jalan asal.
 
  11.0 Daftar kenderaan mengikut Pekeliling Bil 5 tahun 2005 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Sediakan buku log (AM 362 Pin. 3/82), rekod pergerakan kunci, kad kenderaan dan kad elektronik (jika perlu), rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Permohonan Kad Elektronik).
 
   12.0

Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut:

  • Salinan KEW PA 2
  • KEW PA 14
  • salinan pesanan kerajaan/invois/nota penerimaan
  • salinan kad pendaftaran pemilik kenderaan
  • salinan cukai jalan
  13.0 Pastikan kenderaan kerajaan telah dicat dengan nama klinik/pejabat pergigian.
 
    C. PENGENDALIAN HARIAN KENDERAAN KLINIK/PEJABAT
 
 Pemandu 14.0 Ambil kunci kenderaan dari pejabat setiap pagi. Catat dalam buku log dan dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan.
 

 

 

 

Pegawai Kenderaan

15.0 Ambil kad inden (kad kenderaan dan kad pemandu) / elektronik jika perlu dan catat dalam rekod pergerakan kad inden dan elektronik serta dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Pengurusan Kenderaan
  •  Prosedur penggunaan kad inden.
  • Prosedur penggunaan kad elektronik.

Nota:

i.  Mohon kad inden baru sekiranya hilang, rosak atau Pemandu bertukar. Rujuk: WPKL-BKP(G)-AK 7 -    (Prosedur Pembatalan Kad Inden).

ii. Mohon kad elektronik baru sekiranya hilang, atau rosak rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Pembatalan / penggantian Kad Elektronik).

 Pemandu  16.0

Selenggara kenderaan secara harian. lengkapkan borang WPKL-BKP(G)-SS 11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Penyelenggaraan Harian Pemandu).

 
  17.0  Laksanakan tugas mengikut perancangan / arahan PPYM/KU dan lengkapkan buku log. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Penyediaan dan Penyemakan Buku Log).
 
  18.0

Simpan semula kunci kenderaan / kad inden / kad elektronik pada akhir hari bila tugas selesai dan dapatkan pengesahan dari pegawai pengangkutan / pegawai diberi kuasa.

 
    D. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN BERKALA
 
 Pegawai Kenderaan / PT N22 19.0

Sediakan jadual penyelenggaraan kenderaan diawal tahun

 
 Pegawai Kenderaan / PT N22 /   Pemandu 20.0

Pastikan penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual dan rekod dalam buku log dan Kew PA 14, rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - (Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan)

 
 Pemandu 21.0 Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM/KU yang memberi kuasa
 
     E. PEMBAIKAN / PENGENDALIAN KEMALANGAN JALANRAYA
 
 Pemandu 22.0 Maklumkan pada PPYM/KU tentang kerosakan/masalah kemalangan kenderaan beserta dengan KEW PA 9. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Pengurusan Kenderaan
  • Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan
  • Prosedur Pengendalian Kemalangan Jalanraya
 PPD/PPYM/KU  23.0  Hantar surat permohonan kelulusan pembaikan/kemalangan kenderaan ke pejabat TPK(G) dan sertakan
  •  KEW PA 9 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
  • Sebutharga dari bengkel yang berkenaan
  • Borang Permintaan Pesanan (Bekalan/Kerja/Perkhidmatan)
  • WPKL-BKP(G)-BK 13 - Kriteria Pemilihan Pembekal Bagi Pembelian Terus
   24.0 Terima kelulusan dan hantar kenderaan untuk pembaikan.

 

   25.0  Ulangi langkah 5.21
 
    F. REKOD BULANAN PENGGUNAAN KENDERAAN
 
 Pemandu  26.0 Kemaskini Buku Log Am 362 Pin. 3/82.
 
   27.0  Lengkapkan dan dapatkan pengesahan dari PPYM/KU. hantar ke pejabat TPK(G)
  • Keratan buku log Am 362 Pin.3/82
  • WPKL-BKP(G)-BK 22 - penggunaan Bahan Api
  • WPKL-BKP(G)-SS 11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu
  • Resit minyak Petrol
  • Salinan penggunaan kad elektronik
 Pegawai Kenderaan / PT(Kew)  28.0  Semak resit minyak Petrol dan salinan penggunaan kad elektronik yang dikemukakan .

 

    G. PELUPUSAN KENDERAAN
 
PPYM                                                  29.0

Hantar surat permohonan pelupusan ke JKR berserta kos penyelenggaraan untuk mendapatkan syor pelupusan (BER)

     
PPYM 30.0

 Kemukakan dokumen dan hantar ke Pejabat TPKNG

   
  • Sijil BER 1 dan BER2
  • KEW PA 16 Dari JKR
  • kad KEW PA 2,KEW PA 14
  • Rekod penyelenggaraan Kew 312 (jika berkaitan)
Pejabat TPKNG 31.0 Keluarkan KEW PA 17
  32.0

Kemukakan 2 salinan dokumen yang lengkap kepada Unit Aset JKWPKL

Unit Aset JKWPKL & P 33.0

Ahli Lembaga Pemeriksa datang untuk syorkan kaedah pelupusan dan justifikasi (sisa besi/ sebut harga)

Unit Aset JKWPKL & P 34.0

Kembalikan KEW PA 17 untuk kelulusan dari Pejabat Kesihatan Negeri

Unit Aset JKWPKL & P /  Jawatankuasa sebut harga 35.0

Terima kelulusan dan ambil tindakan pelupusan seperti  kaedah yang disyorkan

  • sebut harga - Lengkapkan KEW PA 24, KEW PA 25 DAN KEW PA 26
  • sisa besi - jual atau buang
PPPA/Urusetia Pelupusan Aset BKP 36.0

Sahkan penyaksian pemusnahan & sediakan dokumen untuk diihantar kepada JKWPKL & Putrajaya

  • KEW PA 18,
  • sijil pelupusan KEW PA 19
  • resit jualan
  • surat akuan penerimaan barang dan
  • surat lantikan pegawai penyaksian
     
PPYM 37.0 Hantar laporan pelupusan ke JKWPKL
Pegawai Aset/KU 38.0 Kemaskini Rekod Daftar Aset
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN

1 Jadual Penyelenggaraan Tahunan Kenderaan 1 tahun
2 Buku rekod pergerakan kunci Tiada
3 Buku rekod pergerakan kad inden Tiada
4 Buku Log Kenderaan AM 362-Pin.3/82 7 tahun
5 Kew-PA 2: Daftar Harat Modal Tiada had
6 Borang Kew-PA 9: Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan Tiada had
7 Borang Kew-PA 14: Daftar Penyelenggaraan Harta Modal Tiada had
8 WPKL-BKP(G)-SS11: Senarai Semak Tugas Harian Pemandu 1 tahun
9 WPKL-BKP(G)-BK22: Laporan Penggunaan Bahan Api 2 tahun 
10 Borang Permintaan Pesanan - Bekalan/Kerja/Perkhidmatan 7 tahun 
 

RUJUKAN

  Arahan Kerja   
  AK 07 - Pengurusan Kenderaan
  Borang Kualiti   
  WPKL-BKP(G)-BK 22 - Penggunaan Bahan Api
  Senarai Semak   
  WPKL-BKP(G)-SS 11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu
  Dokumen Luaran   
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr Nooraini Bt Osman
 

REKOD PINDAAN

No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti