Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S10 - Kawalan Rekod Kualiti

   
Pindaan : 0
Tarikh Kuatkuasa : 01-08-2011
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan rekod-rekod diwujudkan dan dikendalikan dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah diperolehi semula dan dijadikan sebagai bukti kepada pematuhan serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti.
Skop : Prosedur ini digunapakai untuk mengenalpasti, menyusun, menfail, menyimpan dan melupus rekod-rekod kualiti di Klinik Pergigian serta Pejabat Bahagian Kesihatan Pergigian JKWPKL & Putrajaya.

SINGKATAN / DEFINISI

 1 Rekod Kualiti  Semua rekod-rekod yang wujud akibat aktiviti-aktiviti dan prosedur-prosedur kualiti yang dilaksanakan
 2 WP  Wakil Pengurusan 
 3 TWP  Timbalan Wakil Pengurusan 
 4 PD Pengawal Dokumen 
 5 KU  Ketua Unit
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
 

SASARAN

 

CARTA ALIRAN KERJA

 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

WP/TWP/PD/KU 1 Kenalpasti rekod-rekod kualiti. Rekod-rekod tersebut adalah rekod-rekod mengenai:
 
  1.1 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q1 Mesyuarat Kajisemula Pengurusan 
  1.2 Pendidikan, pengalaman, latihan dan kelayakan anggota. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-S11 Pengurusan Latihan 
  • Buku Perkhidmatan Anggota
  • Fail Peribadi
  1.3 Bukti proses penyampaian perkhidmatan mematuhi keperluan dan identifikasi produk/perkhidmatan Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-AG1 hingga PK-AG5
  • Rekod Kualiti PK-S2 Pembaikan Peralatan Pergigian dan Infrastruktur 
  • Rekod Kualiti PK-A1 Perancangan , Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian Program Kesihatan Pergigian  
  • Rekod Kualiti PK-S3 Pelupusan 
  • Rekod Kualiti PK-S4 Kenderaan 
  • Rekod Kualiti PK-S6 Pengurusan Aset 
  • Rekod Kualiti PK-S7 Pengurusan Kutipan Hasil 
  • Rekod Kualiti PK-S8 Pengurusan Surat Menyurat 
  • Rekod Kualiti PK-S9 Pengurusan Sistem Maklumat Kesihatan Pergigian 
  • Rekod Kualiti PK-S12 Urusan Pembayaran 
  • Rekod Kualiti PK-SG1 Perkhidmatan Makmal Pergigian 
  • Rekod Kualiti PK-Q7 Kawalan Dokumen 
  1.4 Penilaian pembekal. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-S5 Pengurusan Stor 
  1.5 Pengesahan proses. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-A1 Perancangan , Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian Program Kesihatan Pergigian    
  • Rekod Kualiti PK-Q2 Audit Dalaman 
  • Rekod Kualiti PK-Q5 Kajian Kepuasan Pelanggan 
  • Rekod Kualiti PK-S7 Pengurusan Kutipan Hasil   
  1.6 Barangan milik pelanggan yang tidak sesuai diterima pakai. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-SG1 Perkhidmatan Makmal Pergigian 
  • Rekod Kualiti PK-SG1(P) Perkhidmatan Makmal Pergigian Putrajaya 
  1.7 Penentukuran
  • Rujuk Rekod Kualiti PK-S1 Penyelenggaraan/ Quality Assuarance Test ( QAT)/ Aset 
  1.8 Hasil audit dalam
  • Rujuk Rekod Kualiti PK-Q2 Audit Dalaman 
  1.9 Verifikasi produk/perkhidmatan. RujuK:
  • Rekod Kualiti PK-S5 Pengurusan Stor 
  • Rekod Kualiti PK -S6 Pengurusan Aset 
  1.10 Ketakakuran. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q6 Kawalan Keatas Produk Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan 
  1.11 Tindakan pembetulan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q3 Tindakan Pembetulan 
  1.12 Tindakan Pencegahan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q8 Tindakan Pencegahan 
  1.13 Kepuasan Pelanggan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q4 Pengendalian Maklumbalas Dan Aduan 
  • Rekod Kualiti PK-Q5 Kajian Kepuasan Pelanggan    
    Pengumpulan, Penyimpanan dan Mengenalpasti Rekod
 
WP/TWP/PD/KU 2 Kumpul/fail dan simpan rekod.
 
    Rekod-rekod setiap bulan atau secara ad-hoc akan dikumpul/difailkan mengikut jenis rekod serta tahun dan disimpan/difail di bilik/ di tempat yang dikenalpasti selamat untuk penyimpanan rekod.
 
WP/TWP/PD/KU   Rekod-rekod adalah seperti berikut:
 
    Peringkat klinik:
 
    (i) Rekod-rekod kewangan
  • Kupon-kupon,
  • Buku resit Kew 38,
  • Kaunterfoil Kew 67,
  • Buku tunai Kew 249 dan
  • Buku Kewangan Kew 68
WP/TWP/PD/KU   (ii) Rekod-rekod Perkhidmatan
  • Buku Cuti Sakit Perub 9,
  • Buku Pemeriksaan Mengejut Am 28 (Pin 1/77),
  • Penyata cuti,
  • Buku Log Kenderaan Buku Log Am 362 pin. 3/82, Borang Laporan Kemalangan Kenderaan Kerajaan Borang AM 362A,
  • Surat-surat kuasa,
  • Rekod-rekod SMKP, latihan, kajian, hartamodal, perakam waktu, jadual-jadual lawatan dan pemantauan
    Peringkat Pejabat TPK(G):
 
    (i) Rekod-rekod kewangan
  • Kupon-kupon dan buku resit Kew 38,
  • Kaunterfoil Kew 67,
  • Buku Kewangan Kew 68,
  • Buku Tunai Cerakinan Kew 248,
  • Kira-kira diserah untuk audit Kew 253,
  • Penyata Pemungut (bank slip, penyata penyesuaian, filmsy 330 dan 340),
  • Daftar Cek Kew 87,
  • Daftar Gaji Kew 16,
  • Daftar Cukai Pendapatan,
  • Borang Perubahan Gaji SG20 dan SG50,
  • Borang Perubahan Kew 8,
  • Lambaran Gaji Pay Roll,
  • Senarai Potongan-potongan Gaji (contoh potongan kenderaan R9)
  • Waran-waran Peruntukan,
  • Pesanan Tempatan, Daftar Bayaran,
  • Baucar Bayaran,
  • Daftar Baucar,
  • Daftar Bil,
  • Daftar Cek Berganda,
  • Daftar Cek Batal,
  • Laporan Terimaan Cek C600,
  • Laporan Bayaran Pukal BP 21,
  • Bil-bil rasmi,
  • Laporan harian BV381,
  • Laporan Bulanan BV 5001, 5002, 5003,
  • Laporan Filmsy C321 (mengurus)
  • C322 (pembangunan),
  • Buku Panjar Wang Runcit Kew 249A,
  • Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit Kew 50
    (ii) Rekod-rekod perkhidmatan
  • Anggaran Belanja Mengurus ABM 8,
  • Fail Peribadi,
  • Rekod-rekod cuti,
  • Daftar Surat Menyurat Am 10,
  • Rekod kursus dan latihan,
  • Buku Perkhidmatan.
  3 Semua fail dikenalpasti menggunakan kod rujukan yang ditetapkan. Rekod dalam bentuk elektronik disimpan back-up.
 
    Pemusnahan rekod
 
WP/TWP/PD/KU 4 Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan yang hendak dihapus dan dilupus.
 
WP/TWP/PD/KU 5 Simpan ditempat berasingan seperti di dalam kotak dan label.
 
WP/TWP/PD/KU 6 Ambil tindakan pelupusan mengikut jenis rekod seperti berikut:
 
  6.1 REKOD KEWANGAN
(Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 9 Tahun 1986 Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150)
WP/TWP/PD/KU 6.1.1 Kemukakan senarai permohonan kepada pejabat TPKG menggunakan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08
 
PT W17(3)/N22 6.1.2 Sedia dan hantar senarai rekod yang melampaui tempoh penyimpanan kepada Ketua Audit Negara dengan salinan kepada Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara untuk mendapat kelulusan
 
PT W17(3)/N22 6.1.3 Terima kelulusan dan ambil tindakan seperti yang diarahkan dalam kelulusan tersebut serta kemaskini Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08
 
PT W17(3)/N22 6.1.4 Kemukakan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08 yang telah dikemaskini bersama salinan kelulusan Jabatan Audit dan Arkib Negara Kepada Jabatan Akauntan Negara
 
PT W17(3)/N22 6.1.5 Terima kelulusan dari Jabatan Akauntan Negara dan panjangkan kepada yang berkaitan.
 

PT W17(3)/N22

WP/TWP/PD/KU

6.1.6

Terima kelulusan dan ambil tindakan seperti yang diarahkan
 
PT W17(3)/N22/Saksi 6.1.7 Tandatangan sijil pengesahan pemusnahan dokumen dan hantar kepada Jabatan Akauntan Negara dan Arkib Negara
 
PT W17(3)/N22 6.1.8 Lengkapkan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan Arkib 13/08 dan hantar kepada Arkib Negara
 
PT W17(3)/N22 6.1.9 Fail dan Rekod
 
  6.2 BAHAN-BAHAN BERCETAK/KERTAS TERPAKAI - Bukan Kewangan (Dokumen dan Borang ISO serta Borang HMIS)
 
WP/TWP/PD/KU 6.2.1 Koyak atau rincih
 
WP/TWP/PD/KU 6.2.2 Jual atau buang ditempat pembuangan sampah jika jumlah terlalu kecil.
 
WP/TWP/PD/KU 6.2.3 Rekod dalam Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan Dan bahan Bercetak Yang tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekop - Arkib 9/08
 
     
 
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN

 1

 Rujuk Prosedur Kerja Dan Arahan Kerja Berkenaan 

  Seperti dinyatakan

  di PK berkaitan

 2 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08   -sda-
     

 3

 

 

Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan DAn Bahan Bercetak Yang Tidak Dinyatakan

 Dalam Jadual Pelupusan Rekod- Arkib 9/08

 

  -sda-

 4  Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan Arkib 13/08    -sda-
     
 5  Lain-lain Borang Luaran Yang Berkaitan    -sda-
     
     
     
 

RUJUKAN

  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  Tiada
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran   
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr Ainon Natrah Bt Aminnudin
 

REKOD PINDAAN

No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti